Sprzątanie notatek z ubiegłego roku :)…

W 2011 roku pisałem o tym, że W sądach i urzędach ginę dokumenty. Coś jednak się może poprawi. Tym razem krótki wpis, raczej wręcz zestawienie cytatów. Najpierw cytat z listopada 2013:

Dlatego kiedyś nieprawidłowe realizowanie czynności kancelaryjnych wpływało na nieporządek w dokumentacji i konieczność jej porządkowania w archiwum. Obecnie poprawienie błędów w zarządzaniu dokumentacją w systemie wiązałoby się z nieporównywalnym nakładem pracy a zadanie byłoby trudne do zrealizowania.

Stąd propozycja zmiany kompetencji Archiwów Państwowych w zakresie prowadzonych przez nie kontroli.

Jak podkreśla Andrzej Biernat, projektowane przepisy dadzą archiwom kompetencje w zakresie możliwości kontroli postępowania z dokumentacją bez względu na miejsce jej przechowywania. Bowiem nie będzie się ona ograniczać jedynie do archiwum danego podmiotu.

Jednocześnie przypomina, że pojęcie materiałów archiwalnych, czy dokumentacji niearchiwalnej nie odnosi się wyłącznie do dokumentacji zgromadzonej w archiwum, ale także do dokumentacji bieżącej. (Serwis Samorządowy PAP).

Czy mamy problem? Tak, we wrześniu 2013 PAP pisał:

– To nieprawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub też opór pracowników przed stosowaniem tych przepisów prowadzi do nieprawidłowego zarządzania dokumentacją w urzędzie ? twierdzi wiceminister administracji Stanisław Huskowski.

Jego zdaniem przyczyną tego jest m.in. nieprzestrzeganie lub też nieprawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w urzędach.

– Bardzo często pracownicy administracji publicznej przy wysokich kwalifikacjach merytorycznych posiadają bardzo małą wiedzę o zasadach pracy kancelaryjnej lub też świadomie nie przestrzegają przepisów kancelaryjnych, uznając je za nieistotne ? ocenia wiceszef MAC. (Serwis Samorządowy PAP).

To taka refleksja po kilku przygodach projektowych z Urzędami. Tam gdzie mi się przydarzył projekt związany z obiegiem dokumentów w urzędach w 100% problemem było własnie ignorowanie zapisów instrukcji kancelaryjnych (one zawierają między innymi opis sposobu znakowania dokumentów: Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – JRWA,  i zarządzania nimi). Z moich obserwacji wynika, że problem ginących dokumentów nie polega na tym, że dokumenty “znikają” z powodu zniszczenia czy wyniesienia poza urząd. One po prostu nie są odnajdywane w tych urzędach. Wystarczy, że ktoś odłoży teczkę akt w złe miejsce albo źle oznaczy dokument, który w wyniku tego zostanie umieszczony w złej teczce i – mając świadomość, że tych dokumentów są tysiące – dokument taki staje się nie do znalezienia.

Na koniec ciekawostka z rodzaju “przyganiał kocioł garnkowi”: w firmach “prywatnych” dokumenty giną znacznie częściej. Mało która firma, nie będące urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest  nie raz także z Umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem  jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm “towar uboczny”.

Jest jednak światełko w tunelu: dobrze zaprojektowany system nazywany CRM, to tak na prawdę system zarządzania dokumentacją pozaksięgową. Korespondencja z klientami, ustalenia projektowe, oferty, reklamacje itp. To dokumenty, które nie powinny ginąć. W organizacjach nie będących urzędami mamy ten sam problem (mimo, że nie muszą one oddawać dokumentów do Archiwów Państwowych): jak prześledzić sprawę  związana z obsługa klienta?

Tu pomagają właśnie “tylnymi drzwiami” systemy zarządzania projektami (dokumenty projektowe), systemy CRM (dokumenty poprzedzające sprzedaż, reklamacje, rozliczenia umów itp.), zarządzanie dokumentacja produkcyjną. Tu mała uwaga: tak zwane systemy  FK nie zarządzają dokumentami (dowody księgowe), są to systemy rejestrujące ich treść. Zarządzanie tymi dokumentami (oryginały i ich skany) także wymaga posiadania archiwum. Takim odpowiednikiem ERP w obszarze dokumentów jest system ECM czyli [[Enterprise Content Management]]. W pewnym sensie każda organizacja to także Urząd.

Z przykrością znowu stwierdzam, że w gdzieś w rządzie gdzieś ktoś coś usłyszał i chyba nic nie zrozumiał ale ustawę wysmażył:

?Metryczka sprawy wprowadzona rozporządzeniem ministra administracji i cyfryzacji z 6 marca 2012 r. różni się od metryczki sprawy wprowadzonej rozporządzeniem ministra finansów z 5 marca 2012 r. Czy nie można było wprowadzić jednolitego wzorumetryczki??. (za Serwis Samorządowy PAP.)

Sam pomysł na metryki bardzo dobry, bardzo mi się spodobał, jednak ma on sens pod warunkiem, że będzie ona (metryka czyli format metadanych) jednolita. Efektem było by jedno, dobrze opracowane [[JRWA]] dla całego kraju oraz spójne informacje o przebiegu spraw. Jest nawet instytucja, która ma stosowne kompetencje by ją stworzyć: [[Archiwa Państwowe]]. I co? I nic!

Jak widać mamy bałagan… 🙁 i chyba znowu popis niekompetencji… Metryka dałaby podstawy budowy spójnego systemu zarządzania wiedzą w administarcji.  Niestety jak widać nowe ministerstwo popełniło albo falstart albo ktoś nie wie co robi…

Mamy kolejny przykład “zjawiska”. Jest ono nie raz potępiane ale czy aby na pewno słusznie? Moim zdaniem należy bardzo ostrożnie podchodzić do “pozbywania się” papieru. A jak to widzą sami urzędnicy?

Jak oceni Pan stan e-administracji w gminach? Fatalnie. Na razie możliwości gmin w zakresie e-administracji są bardzo ograniczone i nie spodziewam się, żeby to szybko ruszyło. Cały czas mamy, niestety, podwójny obieg dokumentów.

Podwójny obieg dokumentów czyli co? Samo istnienie dokumentu w wersji papierowej i elektronicznej czy może faktycznie pismo papierowe dubluje etapy obsługi dokumentu elektronicznego?

Usunięcie papierowych (trwałych postaci fizycznych) egzemplarzy może być długo jeszcze nie możliwe. Zaryzykuję tezę, że nawet niecelowe. Całkowite zastąpienie jest ryzykowne bo zniszczenie wersji elektronicznej (np. bazy danych) to może być zdarzenie trwające ułamek sekundy a straty mogą być nieodwracalne. Koszt zabezpieczenia się przed taką ewentualnością  nie raz jest znacznie większy od zarządzania papierowym archiwum, którego całkowite zniszczenie jest jednak “pracochłonne i czasochłonne” co w pewnym sensie zabezpiecza przed “natychmiastową jego utratą. Owszem, mamy rejestry w wersji elektronicznej: PESEL czy KRS ale to rejestry i są zabezpieczone, to nie archiwa dokumentów o wysokiej rotacji zawartości…

Idźmy jednak dalej. Po wdrożeniu systemu…

[…] Został więc zaangażowany dodatkowy pracownik, który zajmuje się obiegiem dokumentów ? przetwarza je, rejestruje, podaje do poszczególnych referatów, a następnie kontroluje terminowość załatwienia sprawy, co jest bardzo ważne.

OK, zatrudniono jedną osobę by podnieść jakość obsługi petentów. Zapytam inaczej: ile osób należało by zatrudnić, by powyższe osiągnąć “ręcznie” bez systemu IT? A dlaczego wcześniej tego nie robiono (wysoka jakość obsługi)?

[…] – W systemie elektronicznym jest na przykład widoczny aktualny stan załatwienia poszczególnych spraw, bo system wyłapuje wszystkie dokumenty, które są ?przeterminowane?. Po jakimś czasie widzimy na czerwono, który dokument na danym stanowisku pracy jest przetrzymywany czy w trakcie załatwiania.

Ale jak widać są korzyści, w zasadzie nie osiągalne metodami ręcznymi. Tak wiec jednak warto było.

[…] To ułatwia pracę, bo zanim dokument trafi do mnie w wersji papierowej do podpisania to widzę go w wersji elektronicznej. Ja albo mój zastępca możemy wtedy nanieść poprawki. Ostatecznie, do mnie trafia już dokument gotowy do wysłania, ja tylko podpisuję i wysyłam – to jest więc bardzo pomocne. Z tym, że – niestety – nadal tworzymy dodatkową biurokrację.

Ale… nie podwójny obieg. Dokument papierowy to ten inicjujący sprawę, który po zarejestrowaniu leży już “nieruchomo” w teczce. Cały proces odbywa się na “dokumentach w wersji elektronicznej” (ich pisanie, uzgadnianie treści, korekty, śledzenie itp.). Jak widać, papier to praktycznie jeden dokument inicjujący i drugi – ostatni – kończący: gotowa, uzgodniona i zatwierdzona wersja do podpisu. Korzyść ogromna bo: mniej papieru, dekretacja to sekundy a nie godziny (albo i dni), śledzenie i statystyki spraw natychmiastowe.

Dodam, że akurat koszt papieru jest najmniejszym kosztem papierowego obiegu i ten argument zawsze wzbudzał uśmiech na mojej twarzy. Taki argument świadczy raczej o zupełnym braku analizy problemu, a powtarzanie obiegowych argumentów w rodzaju “system elektronicznego obiegu dokumentów zwróci się po iluś tam oszczędzonych ryzach papieru” niestety raczej wzbudza śmiech…

[..] Czy wobec tego to w ogóle realne, że nie będzie papierowych dokumentów?  Jest to realne. Musimy jednak jeszcze przezwyciężyć w sobie obawę przed dokumentami elektronicznymi. Chyba boimy się, że mogą gdzieś poginąć i w obawie, że baza danych może zostać utracona, trzymamy w schowku dokument papierowy. Myślę jednak, że systemy informatyczne są coraz bardziej doskonałe i jeszcze dwa, trzy lata i będzie wszystko w porządku.

Uważam, że korzyści z elektronicznego obiegu w urzędach są ogromne mimo faktu, że dokumenty inicjujący i kończący są (i długo jeszcze będą) nadal papierowe (ilu ludzi tak na prawdę ma możliwość posługiwania się elektronicznym dokumentem?!). Ważne jest by system taki po pierwsze, został dobrze zaprojektowany gdyż jego celem nie jest zastąpienie papieru, a zmiana sposobu pracy urzędu, a to ogromna różnica.

Co jest moim zdaniem największym błędem? To, że wiele urzędów “zamawiając” taki system (tworząc SIWZ/OPZ), z góry zaznaczają, że “wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur” i to jest idiotyczne podejście bo faktycznie nic nie naprawiając dokładamy kosztów i pracy…

Tak więc sugeruję, by może [[nowe Ministerstwo Cyfryzacji]] zajęło się jak najszybszym opracowaniem drugiej wersji instrukcji kancelaryjnej dla Gmin (ja chętnie pomogę), planujących “cyfryzację” bo bez tego ten cały interes jest na plaster… wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie to zapewne 99% całej pracy z dokumentami. Więc chyba warto pozostawić “papierowe” dokumenty u obywatela a skupić się na owych 99%-ach wewnątrz urzędu bo tu tkwi problem.

A archiwa? OK, [[kategorię archiwalną A]] ma znikoma ilość dokumentów, więc nie zarośniemy bo pozostałe dokumenty w urzędach maja [[kategorie archiwalną B]] i są cyklicznie niszczone.

Mamy także drugi problem w urzędach, który wystarczająco opisał pracownik jednego z nich:

W moim urzędzie 4 lata temu wdrożono elektroniczny obieg dokumentów, a mimo to większość pracowników nawet nie zakłada w nim spraw. Skanowane dokumenty trafiają do dekretacji i do merytorycznych pracowników i na tym koniec. Jest potworny opór pracowników przed prowadzeniem spraw elektronicznie, bo wtedy widać kto ile ma pracy i w jakim terminie ją wykonuje. Problemem jest również brak zdecydowania niektórych szefów, którzy sami nie potrafią z tego systemu skorzystać, zatem nie wymuszają na pracownikach konsekwencji w wykorzystywaniu systemu. Podziwiam, że w takiej małej gminie są 2-3 pisma miesięcznie złożone na skrzynkę podawczą. W moim dużym powiecie dotychczas wpłynęło jedno zapytanie( w ciągu 4 lat). Mimo to nie poddajemy się i z uporem staramy się wprowadzać nowe. Może w końcu się to uda…

Ale tu mamy niejako inny, nie techniczny problem… zaryzykuje tezę, że w wielu prywatnych firmach problem bywa podobny…

(źr. cytatów Serwis Samorządowy PAP).