Czynności kancelaryjne pod kuratelą z powodu bałaganu… ale firmy prywatne nie lepsze, czyli po co ECM
"przyganiał kocioł garnkowi": w firmach "prywatnych" dokumenty giną znacznie częściej. Mało która firma, nie będące urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest nie raz także z Umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm "towar uboczny".
Ginące dokumenty c.d. – Serwis Samorządowy PAP
Dwa lata temu w artykule W sądach i urzędach giną dokumenty, nie musi tak być pisałem o ginących dokumentach w urzędach i o tym jak tego unikać, podstawą był artykuł…
Metryki dokumentów w urzędach
Od 7 marca urzędnicy będą mieli obowiązek prowadzenia metryki każdej sprawy administracyjnej. MAiC określiło właśnie wzór i sposób ich prowadzenia. Zgodnie z projektem rozporządzenia metryka sprawy, wraz z dokumentami, do…
Podwójny obieg dokumentów w urzędach
Uważam, że korzyści z elektronicznego obiegu w urzędach są ogromne mimo faktu, że dokumenty inicjujący i kończący są (i długo jeszcze będą) nadal papierowe (ilu ludzi tak na prawdę ma możliwość posługiwania się elektronicznym dokumentem?!). Ważne jest by system taki po pierwsze, został dobrze zaprojektowany gdyż jego celem nie jest zastąpienie papieru, a zmiana sposobu pracy urzędu, a to ogromna różnica. Co jest moim zdaniem największym błędem? To, że urzędy "zamawiając" taki system, z góry zaznaczają, że "wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur" i to jest idiotyczne podejście bo faktycznie nic nie naprawiając dokładamy kosztów i pracy... Tak więc sugeruję, by może nowe Ministerstwo Cyfryzacji zajęło się jak najszybszym opracowaniem drugiej wersji instrukcji kancelaryjnej dla Gmin (ja chętnie pomogę), planujących "cyfryzację" bo bez tego ten cały interes jest na plaster... wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie to zapewne 99% całej pracy z dokumentami. Więc chyba warto pozostawić "papierowe" dokumenty u obywatela a skupić się na owych 99%-ach wewnątrz urzędu bo tu tkwi problem. A archiwa? OK, kategorię archiwalna A ma znikoma ich ilość, więc nie zarośniemy bo pozostałe dokumenty w urzędach są od lat niszczone i będą.