workflow

Rynek 2013

Firmy odkrywają, że sprawny obieg dokumentów zaczyna stanowić większą wartość dla klientów niż sprawność rachowania. Dlaczego? Bo nasi klienci postrzegają nas poprzez to, jak sprawnie ich obsługujemy a nie przez to, jak sprawnie księgujemy u siebie ich pieniądze. Tu warto zwrócić uwagę na to, że to co często nazywamy system CRM, to "jakaś" obsługa klientów a potem dopiero jakieś zbędne "lejki sprzedaży". Dlaczego zbędne? Bo każda firma, która w końcu z sensem wdrożyła budżetowanie wie, że plan przychodów i jego bieżąca realizacja to po prostu budżet i jego bieżąca realizacja więc ów "lejek" dubluje coś, co i tak powinno być (budżet przychodów). Po usunięciu "lejka" z zakresu wymagań pozostaje nam zarządzanie "sprawami" czyli obsługa zapytań, umów, faktur itp. To wszystko robi (potrafi) system workflow (zarządzanie przepływem pracy i dokumentów). A rejestr klientów? Akurat to nie stanowi żadnego problemu... Co mamy? Systemy CRM także nie są przedmiotem "wielkich planów zakupowych" bo w ich miejsce wchodzą systemy workflow: mają dokładnie taka funkcjonalność. Tak więc CRM jako strategia jak najbardziej, CRM jako kolejny system w firmie już nie koniecznie. Kluczowe ryzyko: systemów tego typu nie da się wdrażać "zwinnie" bo wymagają one bardzo dokładnej analizy taksonomii dokumentów przed rozpoczęciem wdrożenia...

Continue ReadingRynek 2013
Read more about the article Prawo a wymagania …

Prawo a wymagania …

Podstawową korzyścią z wyodrębnienia reguł biznesowych i słownika pojęć jest uporządkowanie słownictwa w dokumentacji i uczynienie jej jednoznaczną oraz weryfikacja ewentualnych sprzeczności regulacji wewnętrznych (Zarządzeń, Prawa). Powoływanie się na Reguły biznesowe na modelach procesów biznesowych, pozwala zachować ich prostotę nie tracąc szczegółowości wiedzy o procesach. Tak wykonana dokumentacja procesów nie wymaga częstej i kosztownej aktualizacji, z reguły aktualizowane są procedury i reguły biznesowe, na które modele procesów się powołują. Tak więc akty prawne to zakazy i nakazy, reguły biznesowe. Oprogramowanie, zależnie od przyjętej konwencji, nie powinno ograniczać ani nawet utrudniać postępowania zgodnego z prawem, może pojawić się oczekiwanie by nie pozwalało łamać prawa. Szczegółowa analiza aktów prawnych, w moich oczach, ma sens gdy projektujemy oprogramowanie. Gdy stawiamy wymagania przed już istniejącym oprogramowaniem, zakładamy że kupimy gotowe, wystarczy wymagać zgodności z prawem w obszarze stosowania oprogramowania. Jeżeli np. oprogramowanie ma pozwalać na wystawianie faktur to znaczy, że powinno być możliwe wystawienie każdej faktury przewidzianej prawem w sposób zgodny z nim. Możemy dodatkowo zażądać by nie było możliwe wystawienie faktury niezgodnej z prawem.

Continue ReadingPrawo a wymagania …
Read more about the article Problem z wzorcem State Machine czyli ile Cię kosztuje workflow

Problem z wzorcem State Machine czyli ile Cię kosztuje workflow

Systemy zarządzania przepływem dokumentów, przepływem pracy lub szumnie nazywane (i na wyrost) sytemami zarządzania procesami biznesowymi, sprawiają wiele problemów. Zaryzykuje tezę, że ich wdrażanie jest ryzykiem nie mniejszym niż wdrażanie systemów CRM (podobno tu odsetek przekroczonych budżetów i terminów przekracza 90%). Nawet jeżeli ktoś przeprowadzi rzetelną analizę potrzeb i tak dostosuje (zaprojektuje i wytworzy) wdrażany system, że będzie spełniał pierwotne wymagania, okazuje się nie raz, że jego "życie" jest bardzo kosztowne. Problem tkwi w modelu zjawiska jakim jest przepływ pracy. Nie raz wielu z Państwa (mających takie systemy) słyszało po wdrożeniu, że coś wymaga wiele pracy albo jest wręcz nie możliwe już po rozpoczęciu eksploatacji systemu. Albo, że "proces może obsłużyć tylko jeden dokument" i złączenie w jeden kontrolowany bieg wypadków czegoś takiego jak opracowanie oferty w odpowiedzi na przyjęte zapytanie jest niemożliwe albo wymaga "sztucznego połączenia dwóch procesów w jeden" (czyli dwóch dokumentów Zapytanie i Oferta w jeden ciąg). Inny przypadek to "nie da się dowolnie zmieniać statusów dokumentów, proszę określić dokładnie jakie statusy będzie miał dokument oraz kiedy i jak będą się one zmieniały". Wiele dokumentów analiz zawiera statyczne tabele dopuszczalnych stanów obiektów implementowane "na żywca" czyli wprost, ich zmiana wymaga pracy programisty. W efekcie system jest bardzo kosztowny w samym posiadaniu i korzystaniu z niego, a jak wiemy środowisko biznesowe jest zmienne. Środowisko dokumentów biznesowych jest szczególnie zmienne. To są skutki stosowania (często) wzorca State Machine do budowy systemów wspomagający przepływ pracy. Wzorzec ten jest często stosowany w systemach ERP do kontroli pojedynczych dokumentów ale moim zdaniem kompletnie nie nadaje się do implementacji systemów zarządzających przepływem pracy. To nie jest przypadek, że wielu dostawców systemów ERP zaleca jednak integrację z jakimś "dobrym workflow" zamiast bardzo kosztownej kastomizacji (o tym już tu nie raz pisałem). Co z tym zrobić? Kupujący nie ma możliwości sprawdzenia wnętrza programu (tego jak zostało zaprojektowane) jeżeli kupuje gotowe. Musi bardzo "inteligentnie" stawiać wymagania na oprogramowanie by wychwycić wady jego projektu mogące wywołać lawinę kosztów podczas "zwykłego używania". Jeżeli zapada decyzja o projekcie dedykowanym warto pokusić się o dobrego analityka i projektanta. A co gdy kupujemy sami i gotowe? Proponuję np. umieszczenie w specyfikacji wymagań zgodności z wzorcem (metamodelem) WfMC a potem sprawdzać czy nas nie oszukano... Ale zwracam uwagę na ryzyko, że nie ma prostej zasady "zawsze taki wzorzec" ...

Continue ReadingProblem z wzorcem State Machine czyli ile Cię kosztuje workflow
Read more about the article Podwójny obieg dokumentów w urzędach

Podwójny obieg dokumentów w urzędach

Uważam, że korzyści z elektronicznego obiegu w urzędach są ogromne mimo faktu, że dokumenty inicjujący i kończący są (i długo jeszcze będą) nadal papierowe (ilu ludzi tak na prawdę ma możliwość posługiwania się elektronicznym dokumentem?!). Ważne jest by system taki po pierwsze, został dobrze zaprojektowany gdyż jego celem nie jest zastąpienie papieru, a zmiana sposobu pracy urzędu, a to ogromna różnica. Co jest moim zdaniem największym błędem? To, że urzędy "zamawiając" taki system, z góry zaznaczają, że "wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur" i to jest idiotyczne podejście bo faktycznie nic nie naprawiając dokładamy kosztów i pracy... Tak więc sugeruję, by może nowe Ministerstwo Cyfryzacji zajęło się jak najszybszym opracowaniem drugiej wersji instrukcji kancelaryjnej dla Gmin (ja chętnie pomogę), planujących "cyfryzację" bo bez tego ten cały interes jest na plaster... wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie to zapewne 99% całej pracy z dokumentami. Więc chyba warto pozostawić "papierowe" dokumenty u obywatela a skupić się na owych 99%-ach wewnątrz urzędu bo tu tkwi problem. A archiwa? OK, kategorię archiwalna A ma znikoma ich ilość, więc nie zarośniemy bo pozostałe dokumenty w urzędach są od lat niszczone i będą.

Continue ReadingPodwójny obieg dokumentów w urzędach