Obydwa te, spotykane często w prasie, skróty mają wiele wspólnego: oznaczają aplikacje zarządzające obiegiem informacji i jej magazynowaniem (ECM - Electronic Content Management czyli zarządzanie treścią w postaci elektronicznej oraz…
Mój niedawny referat na temat trendów w wyborze i wdrażaniu systemów workflow i zaproszenie na kolejną konferencję z tego zakresu, skłoniły mnie do przerzucenia ciężaru referatu z istoty przepływu…
Oprogramowanie workflow, w tak zwanej chmurze, ma wiele zalet, jednak ma także poważną wadę: kłopotliwa integracja z lokalnymi systemami (np. ERP) wynikająca z tego, że dokumenty pokonują zawsze podwójną drogę od naszej lokalizacji do usługodawcy i z powrotem. W przypadku małych firm (mała ilość danych) z reguły nie stanowi to problemu. Dla dużych firm może to być nawet bariera nie do pokonania, dlatego tak zwana "chmura prywatna" czyli lokalna instalacja może być jedynym wyjściem. Na koniec: zanim zawrzecie Państwo umowę na taką usługę warto się skonsultować z prawnikiem wyspecjalizowanym w tego typu usługach.
"przyganiał kocioł garnkowi": w firmach "prywatnych" dokumenty giną znacznie częściej. Mało która firma, nie będące urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest nie raz także z Umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm "towar uboczny".
...analiza i specyfikowanie wymagań na systemy przepływu dokumentów czy po protu poprawy procesów biznesowych to przygotowanie firmy do zmian organizacyjnych a nie spisywanie oczekiwań pracowników z nadzieją, że dział HR nie odczuje tej zmiany. Nie zarządzamy procesami, kształtujemy je.