Wprowadzenie

Pod pojęciem audytu organizacji, kryje się przede wszystkim audyt dokumentacji jaką ona sama o sobie stworzyła. Powinna ona być “spójna, kompletna i niesprzeczna”. Druga część, to ocena zgodności stanu faktycznego z treścią tej dokumentacji, czyli sprawdzenie czy dokumenty mówią prawdę. Popatrzmy jednak na samą dokumentację organizacji i jej treść.

Każdy mój projekt zaczyna się od audytu dokumentacji. Jednak zanim zacznę analizować dokumenty operacyjne i modelować procesy biznesowe, sprawdzam spójność wizji i misji firmy. Dlaczego? Bo procesy te wraz z opisem strategii pozwalają zweryfikować cel projektu, a nie raz w ogóle go sformułować. Najgorszym celem biznesowym jaki można sobie wyobrazić, jest wdrożenie czegokolwiek dla samego wdrożenia. Wdrożenie rozwiązania z zasady jest środkiem do osiągnięcia celu organizacji a nie celem samym w sobie (to może być cel kierownika projektu odpowiedzialnego za samo wdrożenie).

Model Motywacji Biznesowej

Misja i wizja są (powinny być) z sobą powiązane logicznie, stanowią one podstawę dla ustalenia strategii i taktyki działania firmy.  Wyznaczają przysłowiowe “światełko w tunelu”. Narzędziem dla analityka zawsze powinien być formalizm, czyli możliwość sprowadzenia pozyskanej wiedzy do skończonej liczby pojęć i związków między nimi. Podobnie jak autor zestawów LEGO musi sprowadzić dowolny kształt do skończonej liczby i typów klocków. Jak wiemy, dowolne urządzenie składa się ze skończonej liczby podzespołów, dobre konstrukcje składają się z podzespołów standaryzowanych. Jeżeli uda się to analitykowi, to wtedy dopiero może on powiedzieć, że “zrozumiał mechanizm tego co opisał”.

Narzędziem do analizy obszaru opisu organizacji, jakim jest strategia i zarządzanie jej realizacją, jest system pojęciowy (notacja) znany jako Model Motywacji Biznesowej (¹). Jego szkielet to planowany stan docelowy i środki do jego osiągnięcia.  Do tego dodajemy ocenę aktualnej sytuacji oraz zidentyfikowane czynniki wpływu. Model ten konfrontujemy z modelem działania organizacji (procesy biznesowe i to co się z nimi wiąże). Swego czasu opisałem to:

Notacja BMM uzupełnia biznesowy system notacyjny o obszar pojęciowy (przestrzeń pojęciową) modeli biznesowych i biznesplanów. Pozwala opisać je w sposób formalny. Przestrzeń nazw, podstawowe pojęcia opisane w BMM: Ends (stan oczekiwany, przyszły) identyfikują cechy opisujące źródła motywacji (cele) tworzenia biznesplanu, Means (środki) identyfikują narzędzia i środki jakich planujemy użyć by osiągnąć (doprowadzić do) oczekiwany (planowany) stan. Assessement (ocena uwarunkowań) identyfikują wiedzę o warunkach projektu (w szczególności analiza SWOT), Influence (wpływ) identyfikują poznane czynniki mogące mieć (mające) wpływ na osiągniecie celu, Organisation (organizacja) identyfikuje zasoby i procesy zaangażowane w osiągnięcie celu. Całość stanowi rodzaj ?listy kontrolnej? zrozumienia postawionego problemu, jakim jest projekt biznesowy. Pozwala upewnić się, że znamy i rozumiemy to co ma na niego wpływ. (²) 

Misja i Wizja

Skupmy się na misji i wizji, gdyż te budzą najwięcej dyskusji i nieporozumień. Najpierw pojęcia i ich definicje (słownik języka polskiego PWN):

wizja ?czyjeś wyobrażenie jakichś zdarzeń mających zajść w przyszłości, zwykle przedstawiane w książce lub w filmie?

misja ?posłannictwo, ważne odpowiedzialne zadanie do spełnienia?

Literatura przedmiotu zawiera niekończące się spory na temat wizji, dotyczą one określenia tego o jaką i czyją przyszłość chodzi.  Idąc tropem tych, którzy uważają, że wizja to opis stanu organizacji, dochodzimy to pewnej kolizji (sprzeczności) z pozostałymi elementami opisu organizacji. [akapit dodany dwa dni po publikacji] Jest pewna zgoda co do tego, że misja opisuje dlaczego organizacja istnieje i jaki jest cel jej działań. Jeżeli oferuje ona coś rynkowi (klientom) to znaczy, że istnieje dla nich a nie dla siebie. Skoro zaś organizacja istnieje dla klientów znaczy, że jako organizacja ma jakieś wyobrażenie o tych klientach i o tym czym oni są, w konsekwencji to wyobrażenie: wizja, to opis tego kim mogli by być klienci  w przyszłości dzięki tej organizacji. To daje spójność misji i wizji. Czym więc jest wizja firmy mówiąca “będziemy liderem na giełdzie”? Jest oświadczeniem przeciwnym, jest formą egoizmu: wydajecie u nas pieniądze i My, a nie Wy, mamy z tego korzyść. Skąd się biorą w prospektach emisyjnych wizje mówiące “My…. będziemy…”? Prospekty emisyjne, ich treść,  są adresowane do akcjonariuszy a nie do klientów tych firm. Jednak poprawna misja i wizja firmy to metoda budowania wizerunku na rynku, więc adresatem misji i wizji nie są (nie powinni być) właściciele organizacji…

Na bazie modelu pojęciowego notacji BMM (pojęcia i ich znaczenia) można stworzyć taki oto, podstawowy model opisu organizacji, zachowujący spójność, kompletności i niesprzeczność:

Kluczowe elementy opisu “stanu przyszłego” (docelowego) to: wizja, zadania i rezultaty. Jeżeli więc zadaniem byłoby zdobycie pozycji lidera na rynku a miernikiem realizacji tego zadania była co najmniej trzecia pozycja w rankingu, to znaczy że wizja nie może być ani zadaniem ani tym bardziej rezultatem (logika modeli pojęciowych, w tym słowników pojęć, wymaga by definicje pojęć w tej samej dziedzinie wzajemnie się wykluczały).

Ważne! Oprogramowanie (system IT jako całość) to zasób i tylko zasób. Warto pamiętać, że z zasobów korzystają ludzie w ramach realizowanych czynności (procesów biznesowych).  Bez pełnego zrozumienia co i po co robią ludzie ocena systemu IT czy też specyfikowanie wymagań wobec niego są praktycznie pozbawione sensu.

Czym więc jest wizja firmy?

W arsenale analityka, wśród “narzędzi” diagnozujących i opisujących organizację, jest bardzo popularna i łatwa w użyciu “analiza SWOT” z ang. Silne i Słabe strony, Okazje i Zagrożenia (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).  Silne i słabe strony to cechy organizacji a okazje i zagrożenia to cechy jej otoczenia. Stan docelowy jest stanem oczekiwanym, obserwowalnym z zewnątrz, rynku oraz organizacji, którą opisują jej zadania i ich mierniki. Jakimi środkami organizacja osiąga cele? Są to strategia i taktyki, które razem realizują Misję firmy. Siłą sprawczą są tu ludzie, Ci zaś realizują swoje zadania w ramach realizowanych procesów.

Powyższy diagram pokazuje dwa istotne obszary opisu organizacji: prawy to to, do czego ona dąży i jakimi środkami. Lewa strona to ocena sytuacji. Gdybyśmy więc opisywali hipoteczną piekarnię osiedlową, możliwa byłaby sytuacja, w której:

• Wizją piekarni byłoby to, że ich osiedle skupia wyłącznie mieszkańców odżywiających się zdrowo,
  • celem było by bycie piekarnią pierwszego wyboru dla wszystkich mieszańców osiedla,
  • miernikiem była by ankieta, która potwierdzi, że każdy badany mieszkaniec osiedla dokonuje zakupu pieczywa w innej piekarni dopiero, gdy nie ma możliwości zakupu w piekarni badanej,
• Misją piekarni było by krzewienie zdrowego odżywiania się poprzez oferowanie wyłącznie zdrowych i ekologicznych gatunków pieczywa w akceptowanych dla większości mieszkańców cenach,
  • strategią było by otwarcie sklepu na każdy tysiąc mieszkańców
  • taktyka na pierwszy rok, były by promocje dodawania zdrowych bułek (po jednej) do każdego zakupionego kilograma chleba.

Analizy SWOT w detalach nie będę tu opisywał, jest to dość proste i zrozumiałe narzędzie, o którym napisano wiele. Warto tu jedynie podkreślić i przypomnieć, że zawiera ona ocenę otoczenia organizacji i jej samej.

Podsumowanie

Powyższy diagram pokazuje opisane pojęcia oraz, co tu najważniejsze, ich wzajemne związki. Całość dla zachowania spójności, kompletności i niesprzeczności powinna pozwalać na takie zobrazowanie, a związki między tymi pojęciami (typy tych związków) nie mogą prowadzić do jakichkolwiek sprzeczności czy braku logiki w toku ich czytania (zgodnie z kierunkiem i opisem strzałek).

W toku analizy systemowej organizacji zbierane są więc informacje i podejmowana jest próba odtworzenia (zbudowania) na ich podstawie analogicznego jak powyżej modelu. Wszelkie wykryte luki i niespójności są natychmiast sygnałem do tego by je wyjaśnić i – jeżeli taki jest cel analizy – uzupełnić. Zapisy, jakoby wizją firmy było np. osiągnięcie określonego pułapu obrotów, nie da się obronić na gruncie logiki…