także analiza przedwdrożeniowa
Co mogę polecić małym i średnim firmom? No cóż, po takim artykule jak ten z Forbes'a odradzam po raz kolejny proces: wybieram dostawcę rozwiązań IT na bazie jego kompetencji, referencji i "piaru', dostawcą nazywającym siebie samego nie raz partnerem i integratorem rozwiązań. Polecam zdefiniowanie własnej, biznesowej wizji rozwoju, potem sprecyzowanie swoich potrzeb (np. poprzez zbudowanie własnego modelu działania), określenie potrzeb IT i na końcu dopiero wybór dostawcy produktu (oprogramowania), który wesprze realizację tak określonej wizji rozwoju. Należy też bezwzględnie pilnować, by to nasza wizja biznesu była realizowana a nie wizja dostawcy (ten ma swoją, pamiętajmy, że zysk dostawcy jest zawsze naszym kosztem!).
nie wiem co to jest CRM ale mogę powiedzieć, że zarządzanie to określenie czego i od kogo oczekujemy, określenie swobód i ograniczeń każdemu pracującemu, określenie miar, których użyjemy do oceny spełnienia tych oczekiwań. Zarządzanie to ciągły proces, w którym menedżerowie, ustalając te swobody i ograniczenia kształtują środowisko pracy w organizacji tak, by możliwie najefektywniej spełniała ona swój cel: tworzyła wartościowy produkt dla klienta.
Wspomniany przez czytelnika na początku kontakt menedżer to nic innego, jak współdzielone dane o kontrahentach i dokumentach z nimi powiązanych. To dlatego bardzo często repozytorium dokumentów z metadanymi (w tym także powiązania dokument - kontrahent) wystarczą. Jeżeli chcemy dodatkowo usprawnić pracę z pomocą takiego repozytorium, powinno ono mieć funkcjonalność generowania zdarzeń powiązanych z dokumentami: fakt ich pojawienia się oraz zdefiniowanych, powiązanych terminów. Każde takie zdarzenie ma (może mieć) swoich subskrybentów. Skoro dane są przechowywane, system raportowy poda nam każdą pożądaną statystykę, na ich zaś podstawie można wyciągać wnioski co do wprowadzenia ewentualnych zmian w ograniczeniach. I pętla zarządzania się zamyka! A gdzie te śmieszne "przypływy dokumentów"? One są albo skutkiem ograniczeń, albo wymuszone przez procedurę albo efektem reguł biznesowych i kompetencji. Bez analizy tych zjawisk nie da się jednoznacznie opisać tak zwanych "przepływów dokumentów" bo tylko mała cześć z nich to efekt sztywnej procedury, którą faktycznie można opisać diagramem.
Twierdzenia, że nie da się inaczej, klienci nie wiedzą czego chcą, dokumenty tekstowe to jedyne możliwe opisy wymagań itp. są prostu nie prawdą, to usprawiedliwienia braku kompetencji albo zawyżania kosztów projektów (a raczej pokrywania braku kompetencji pieniędzmi z kieszeni klientów). Pewien znajomy, współwłaściciel pewnej firmy programistycznej, napisał mi niedawno: "korzyści z takiego dokumentowania wymagań są ogromne. Wykonawca, który potrafi pracować na modelach ma 2-3 krotnie niższe koszty i 1,5-4 krotnie krótszy czas wykonania. AMEN TO THIS:)" A co on miał na myśli?
Systemy zintegrowane ERP będą pewnymi zestawami gotowych funkcjonalności, zbudowanymi w oparciu o szkielety oprogramowania zaś integracja będzie bazowania nie na współdzieleniu danych a na wymianie ich pomiędzy modułami i zewnętrznymi systemami na równych prawach. Rozwój systemu w takim przypadku polega na tworzeniu nowych modułów tym środowisku a nie na modyfikacji już istniejących.
Tak więc co mogę poradzić? Bardzo dokładne przyglądanie się rozdziałom oferty pod tytułem Dostosowanie systemu, Koncepcja wdrożenia oraz ile oczekiwanych przez Państwa funkcjonalności to te, których system w swej wersji standardowej nie oferuje. Powinny one być po dokładnej analizie, zaprojektowane i zaimplementowane. Jeżeli Konsultanci zaczynają negocjować rezygnację z części oczekiwań lub oferują coś podobnego w systemie, to pierwszy sygnał, że powinien ktoś im zacząć patrzeć na ręce, i nie mam tu na myśli ich przełożonego.
...do czego zmierzam? Do tezy, mówiącej: skoro dostawcy oprogramowania zaczynają od opracowania koncepcji wdrożenia swojego produktu, to ktoś powinien przed nimi opracować specyfikacje potrzeb. Aby powstała specyfikacja potrzeb powinien ktoś zdefiniować problem, wskazać możliwe rozwiązania i ocenić jego wykonywalność. Nie ma także sensu szukanie problemu na siłę tylko po to, by wdrożyć jakieś oprogramowanie bo jego sprzedawca tak chce. Dostawcy gotowego oprogramowania powinni się w końcu pogodzić z prostym rynkowym faktem: to oni są wybierani a nie oni wybierają, dokładnie tak jak każdy inny produkt na rynku.
