Analityk biznesowy, współpracujący ściśle z kierownikiem projektu, ułatwia radzenie sobie z wyzwaniami biznesowymi. Jednakże, podczas gromadzenia wymagań dla nowego lub już istniejącego projektu, analityk biznesowy musi mieć na uwadze, że każdy projekt może wymagać stworzenia i przeprojektowania towarzyszących mu procesów. Analityk biznesowy musi więc działać jako nośnik zmiany, aby sprawić, że nowo wprowadzane procesy nie tylko zwiększają sukces projektu, lecz także zwielokrotniają szanse projektu na osiągnięcie celów biznesowych organizacji.
To, że są one tak na prawdę tylko uporządkowanym zapisem wywiadów z klientem a nie faktyczną analizą organizacji i jej potrzeb (bo nie koniecznie jej pracowników!) i celów biznesowych. Jakie są treści tekstowego lub tabelarycznego zapisu wywiadów? NIEJEDNOZNACZNE! Jakie są niesformalizowane, swobodnie tworzone diagramy procesów? NIEJEDNOZNACZNE! Jakie są słowne opisy struktury oprogramowania jakie ma powstać? NIEJEDNOZNACZNE!
Co zrobić? Używać już na etapie analizy biznesowej i projektowania sformalizowanych narzędzi takich jak standardowe notacje i metodyki, wtedy opisy będą JEDNOZNACZNE. Czy to trudne? Tak, w końcu te 70% porażek to nie przypadek? ( czytaj cały artykuł: Analityk biznesowy czyli wyplenić dwuznaczność z dokumentów analitycznych!).
Dlaczego tak jest? Bo oprogramowanie jest tworzone z pomocą języków programowania a te SĄ sformalizowane. Nie da się skompilować do postaci systemu ERP "luźnej prozy". Napisałem to w Listopadzie 2011, dzisiaj ciąg dalszy. Na początek dodam jeszcze moją konkluzję z pewnej konferencji:
Tak więc język formalny, użyta notacja, czyni projekt wartościowym [jednoznacznym]. Bez tego raczej nie znaczy on po protu nic. (Modelowanie procesów biznesowych - dlaczego mają sens tylko metody formalne i uznane notacje).
Jak to mówią: mocne słowa, ale nie zapominajmy, że mało który projekt biznesowy IT kończy się w terminie i zamyka w założonym budżecie. Zastanówcie jak były dokumentowane Wasze "nieudane" projekty...
Analiza to dość pojemne pojęcie w potocznym języku, jednak analiza jako etap procesu rozwiązywania problemu, wymaga podejścia wręcz naukowego, bardzo ścisłego. To się wiąże w zasadzie z koniecznością stosowania wyrafinowanych narzędzi analitycznych a takimi są systemy pojęciowe (najczęściej spotykane w tej branży po postacią notacji).
Należy je bardzo dobrze poznać i zrozumieć ?moc? narzędzi jakim jest ?system pojęciowy? i ?język?. To wymaga czasu, braku presji do naginania zasad (np. naciskający na zmianę treści pracodawca lub zamawiający) oraz przede wszystkim przekonania, że ?to działa?.
Niestety wielu ?sponsorów? projektów uważa, że płaci za wynik analizy. Niestety na rynku jest wielu analityków uważających, że właśnie to jest ich rola: dać oczekiwany wynik analizy.
Stosowanie opisanych tu formalizmów to uznanie, że dobre i sprawdzone standardy pozwalają zminimalizować ryzyko projektów analitycznych.
Analiza to nie zbieranie danych o firmie i ich sortowanie, bo czy to nie brzmi jak ekologiczne zbieranie śmieci? Analiza to porządkowanie zebranej wiedzy o organizacji, korzystając z wypracowanych systemów pojęciowych, czyli przyporządkowywanie wszystkiego co wiemy do skończonej liczby pojęć, oraz uzupełnianie lub naprawianie wszystkiego czego zabranie w tak opracowanym modelu. Kluczem dobrej analizy jest uogólnianie czyli wychwytywanie rzeczy istotnych oraz odsiewanie informacji zbędnych, nie mających wpływu na cel projektu a zaciemniających go. Analiza to odkrywanie i rozumienie reguł, panowanie nad złożonością organizacji.
Większość projektów takich jak np. wdrażanie nowych metod kontrolingu, zrównoważonej karty wyników, nowych systemów IT itp. cierpi głównie z powodu posiadania nadmiaru informacji z jednej strony i kompletnego jej niezrozumienia z drugiej. Sławne już w badaniach "złe i niekompletne wymagania" czy "zmiany zakresu projektu w trakcie jego trwania" to klasyczne skutki złej (a często pomijania!) analizy biznesowej. Koszty tych porażek wielokrotnie przewyższają koszt takich analiz.
"Im większa niejednoznaczność dokumentu wymagań tym większe ryzyko, że projekt będzie miał kłopoty".
Powyższe nie stanowi żadnego odkrycia co nie zmienia faktu, że jakość większości dokumentów wymagań (owe 70%) jest słaba, na co wskazują sami ankietowani.
Rola Kierownika Projektu to między innymi zarządzanie ryzykiem. Statystyki są nieubłagane, więc brak dobrego analityka i dobrej analizy wymagań spycha projekt w kierunku kłopotów. No to mamy kolejne badanie: Znaczenie i zapotrzebowanie na specjalistów wg. Forrestera: 70% badanych decydentów uważa, że Analityk Biznesowy to kluczowa postać w projekcie. Jednak nie dlatego, że jest ważniejszy od np. kierownika projektu, bo nie jest ważniejszy. Dlatego, że od jakości jego produktu (analiza i specyfikacja wymagań) zależy właśnie ryzyko całego projektu.
Co jest wadą większości analiz biznesowych?
To, że są one tak na prawdę uporządkowanym zapisem wywiadów z klientem a nie faktyczną analizą organizacji, jej potrzeb (bo raczej nie koniecznie jej pracowników!) i celów biznesowych. Jakie są treści tekstowego lub tabelarycznego zapisu wywiadów? NIEJEDNOZNACZNE! Jakie są niesformalizowane, swobodnie tworzone diagramy procesów? NIEJEDNOZNACZNE! Jakie są słowne opisy struktury oprogramowania jakie ma powstać? NIEJEDNOZNACZNE!
Co zrobić? Używać już na etapie analizy biznesowej i projektowania sformalizowanych narzędzi takich jak standardowe notacje i metodyki, wtedy opisy będą JEDNOZNACZNE. Czy to trudne? Tak, w końcu te 70% porażek to nie przypadek...
W czym problem z kiepskiej jakości analizami i modelami? W tym, że ich autorzy podejmują próby dodawania nowych symboli do notacji, psując spójność i jednoznaczność diagramów, stosują symbole notacji niezgodnie z nadanymi im znaczeniami albo łamią zasadę wyłączonego środka mówiącą w uproszczeniu, że jeżeli coś jest czymś to znaczy, że nie jest już niczym innym (np. jeżeli coś jest zdarzeniem to na pewno nie jest ani czynnością, ani danymi, ani regułą decyzyjną). Innymi słowy: jeżeli jakieś ziarno węgla jest kostką to na pewno nie jest ani groszkiem, ani orzechem ani miałem.
A co jeżeli jednak wynik analizy jest opisem w języku naturalnym lub zestawem diagramów łamiących zasady notacji? Wtedy tak naprawdę analitykami są programiści, bo oni i tak muszą to zamienić na kod w języku programowania, którego używają. Czy to dobry pomysł? Pozostawię odpowiedź czytelnikowi...
